Dezentrales EWM oder Embedded EWM – Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

SAP WM wird ab dem 31. Dezember 2025 nicht mehr unterstützt, sodass Unternehmen auf SAP EWM umsteigen müssen. Dabei stellt sich die Frage: Welches EWM ist für Ihr Unternehmen die richtige Wahl?

Warum jetzt eine Entscheidung nötig ist  

Beide Varianten von SAP Extended Warehouse Management (EWM) bieten verschiedene Vorteile, doch die Wahl hängt stark von den individuellen Anforderungen an Lagerverwaltung, Skalierbarkeit und Systemintegration ab. 

Wir vergleichen detailliert das dezentrale EWM und Embedded EWM, analysieren ihre Funktionalitäten, Vor- und Nachteile und geben eine fundierte Empfehlung für Unternehmen, um die richtige Wahl zu treffen.

 

Was ist Embedded EWM?

Definition Embedded EWM

Embedded EWM ist eine in SAP S/4HANA integrierte Lösung für die Lagerverwaltung und Bestandsführung. Es wurde entwickelt, um Unternehmen eine direkte Prozesssteuerung ohne separate Systemlandschaft zu ermöglichen. Dabei existiert Embedded EWM in zwei Varianten:

• Basic Embedded EWM – Diese Version ist standardmäßig in SAP S/4HANA enthalten und bietet grundlegende Funktionen für die Lagerverwaltung.
• Advanced Embedded EWM – Diese erweiterte Version ist lizenzpflichtig und enthält zusätzliche Funktionen wie erweiterte Lagerprozesse, Automatisierungsmöglichkeiten und optimierte Steuerungsmechanismen für komplexere Anforderungen.

Vorteile von Embedded EWM 

• Nahtlose Integration: Da Embedded EWM direkt in SAP S/4HANA integriert ist, entfallen aufwendige Schnittstellenanpassungen.
• Keine Datenreplikation: Stammdaten und Bestandsinformationen sind direkt aus dem ERP-System abrufbar, wodurch Dateninkonsistenzen vermieden werden.
• Geringerer Wartungsaufwand: Da Embedded EWM innerhalb von SAP S/4HANA läuft, sind Updates und Systempflege einfacher.

Nachteile von Embedded EWM  

• Eingeschränkte Skalierbarkeit je nach Version: Die Skalierbarkeit von Embedded EWM hängt von der gewählten Variante ab. Während die Basic-Version eher für kleinere bis mittelgroße Lager geeignet ist, bietet die Advanced-Version zusätzliche Funktionen wie erweiterte Automatisierung und optimierte Lagerprozesse, die auch größere und komplexere Lagerstrukturen unterstützen können. Dennoch bleibt Embedded EWM im Vergleich zu dezentralem EWM weniger flexibel, wenn es um die Anbindung mehrerer ERP-Systeme oder eine standortübergreifende Nutzung geht.
• Abhängigkeit von SAP S/4HANA: Unternehmen, die mehrere ERP-Systeme nutzen, können Embedded EWM nicht flexibel für verschiedene Standorte einsetzen.

 

Was ist dezentrales EWM? 

Definition dezentrales EWM

Dezentrales EWM ist eine eigenständige Warehouse-Management-Lösung, die unabhängig vom eingesetzten ERP betrieben wird. Sie eignet sich für Unternehmen mit komplexen Logistikprozessen und mehreren SAP- oder Drittanbieter-ERP-Systemen. 

Vorteile von dezentralem EWM 

Höhere Skalierbarkeit: Unternehmen mit großen Logistiknetzwerken profitieren von der unabhängigen Architektur. 

• Systemunabhängigkeit: Dezentrales EWM kann mit verschiedenen ERP-Systemen kommunizieren.
• Höhere Performance: Insbesondere bei hohen Lagerbewegungen und komplexen Materialflüssen ermöglicht die entkoppelte Systemarchitektur von dezentralem EWM eine bessere Lastverteilung, da die Rechenlast auf separate Systeme verteilt wird. Dies reduziert die Belastung des zentralen ERP-Systems und sorgt für stabile Systemleistung, selbst in stark ausgelasteten Logistiknetzwerken mit mehreren Lagerstandorten oder hoher Automatisierung.

Nachteile von dezentralem EWM 

• Erhöhter Implementierungsaufwand: Die Integration in bestehende Systemlandschaften ist komplexer, da dezentrales EWM als eigenständiges System betrieben wird und eine separate IT-Infrastruktur benötigt.
• Kostenintensiver: Durch höhere Lizenz-, Infrastruktur- und Wartungskosten kann dezentrales EWM teurer sein als Embedded EWM. Unternehmen müssen außerdem den zusätzlichen Aufwand für Schnittstellenpflege und Datenreplikation berücksichtigen.
• Notwendigkeit der kontinuierlichen Datenreplikation: Für den Betrieb von dezentralem EWM ist ein permanenter Abgleich von Stammdaten und Bestandsinformationen mit dem ERP-System erforderlich. Dies erhöht nicht nur den Integrationsaufwand, sondern kann auch zu Synchronisationsproblemen führen, wenn Daten nicht konsistent oder zeitnah aktualisiert werden.

 

Embedded EWM vs. dezentrales EWM: Technischer Vergleich 

Kostenanalyse: Embedded EWM vs. dezentrales EWM

Die Kosten sind ein wichtiger Faktor bei der Wahl zwischen Embedded und Dezentralem EWM. Embedded EWM ist in SAP S/4HANA integriert und verursacht geringere Infrastrukturkosten. Die Basic-Version ist lizenzfrei, während die Advanced-Version erweiterte Funktionen bietet, aber kostenpflichtig ist. Dezentrales EWM erfordert zusätzliche Lizenzen, Wartung und eine eigene IT-Infrastruktur sowie den Abgleich von Stammdaten mit dem ERP-System.

Lizenz- und Implementierungskosten

Die Lizenzen für Embedded EWM sind bereits in SAP S/4HANA enthalten, sofern Unternehmen die Basic EWM-Funktionalität nutzen. Erst wenn erweiterte Funktionen benötigt werden, fallen mit der Advanced EWM Version zusätzliche Lizenzen an. Im Gegensatz dazu ist dezentrales EWM ein separates System, für das eigenständige Lizenzen, Hardware-Ressourcen und IT-Support erforderlich sind.

Die Implementierungskosten variieren je nach Unternehmensgröße und Prozesskomplexität. Embedded EWM ist in bestehende SAP S/4HANA-Prozesse integriert, während dezentrales EWM eine separate Infrastruktur erfordert und damit in der Regel höhere Initialkosten für die Systemeinrichtung mit sich bringt.

Wartungs- und Betriebskosten

Während Embedded EWM direkt mit SAP S/4HANA aktualisiert wird, benötigt ein dezentrales System eigene Upgrades und Wartungszyklen. Laut SAP Community ist dies ein kritischer Punkt für Unternehmen mit limitierten IT-Ressourcen. SAP-Updates müssen für dezentrale Systeme manuell getestet und ausgerollt werden, was den Wartungsaufwand erhöht.

Zusätzliche Kosten entstehen durch die Einrichtung und Wartung der Schnittstellen für den Datenaustausch zwischen SAP ERP und dezentralem EWM. Insbesondere die Master Data Distribution über ALE, IDocs oder DRF erfordert eine initiale Konfiguration sowie eine fortlaufende Pflege, um Datenkonsistenz sicherzustellen. Während die anfänglichen Implementierungskosten für diese Schnittstellen erheblich sein können, bleiben die laufenden Betriebskosten für den eigentlichen Datenaustausch in der Regel gering und stellen keinen signifikanten Budgetfaktor dar.

Skalierbarkeit und langfristige Kostenbetrachtung

Dezentrales EWM bietet eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Lagerstandorten, komplexen Logistikprozessen oder heterogenen ERP-Landschaften. Dem gegenüber stehen höhere Aufwände für Implementierung, Betrieb und Systemintegration.

Embedded EWM punktet mit geringeren laufenden Kosten und reduziertem Administrationsaufwand, ist aber funktional stärker an das zentrale S/4HANA-System gebunden.

Insgesamt fallen die Gesamtkosten bei Embedded EWM meist geringer aus – vorausgesetzt, das Unternehmen benötigt keine besonders tiefgreifenden oder spezialisierten EWM-Funktionalitäten.

 

SAP EWM Migration: Wie gelingt der Wechsel?  

Mit dem Ende von SAP WM stehen Unternehmen vor einer wichtigen Entscheidung. Die Migration auf Embedded oder dezentrales EWM erfordert eine genaue Analyse der aktuellen Lagerverwaltungsprozesse, IT-Struktur und geschäftlichen Anforderungen. 

Kernphasen der SAP EWM Migration

1. Bestandsaufnahme
   Zu Beginn erfolgt eine Analyse der bestehenden Systemlandschaft. Dabei werden Prozesse identifiziert, die optimiert oder neu gedacht werden müssen. Gleichzeitig lassen sich potenzielle Herausforderungen im Hinblick auf die Migration frühzeitig erkennen.
   
   
2. Anforderungsdefinition und Clean-Core-Strategie
   Der Umstieg von SAP WM auf SAP EWM bietet die Gelegenheit, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Im Sinne einer Clean-Core-Strategie empfiehlt es sich, Prozesse am SAP-Standard auszurichten und technische Sonderlösungen zu vermeiden. Dies bildet die Grundlage für ein wartungsarmes, zukunftssicheres System. In dieser Phase werden auch die funktionalen Anforderungen und relevanten Integrationen definiert.
   
   
3. Systemwahl
   Die Entscheidung zwischen Embedded EWM und Dezentralem EWM erfolgt auf Basis strategischer, technischer und operativer Rahmenbedingungen. Ausschlaggebend sind unter anderem Skalierbarkeit, Komplexität der Lagerprozesse und Systemarchitektur.
   
   
4. Migrationsphase mit Mock Runs
   Vor dem Aufbau des Produktivsystems werden in einer Test- oder Qualitätssicherungsumgebung sogenannte Mock Runs durchgeführt. Diese beinhalten Funktions- und Integrationstests, mit denen sich technische Risiken und Prozessabweichungen frühzeitig identifizieren und korrigieren lassen. Die Basis für eine stabile und verlässliche Migration wird dadurch geschaffen.
   
   
5. Go-Live und kontinuierliche Optimierung
   Nach dem erfolgreichen Systemstart folgt die Phase der kontinuierlichen Weiterentwicklung. Die im Vorfeld standardnah ausgerichteten Prozesse erleichtern die Feinjustierung und sorgen für eine langfristig effiziente Systemnutzung.

 

Logistik mit SAP: Welche Unternehmen profitieren von welcher Lösung?  

Die Entscheidung zwischen Embedded EWM und Dezentralem EWM hängt stark von der Unternehmensgröße und den Logistikstrategien ab. 

Für welche Unternehmen ist Embedded EWM geeignet? 

Mit der Basic-Version eignet sich Embedded EWM besonders für kleine bis mittelständische Unternehmen, die SAP S/4HANA Lagerverwaltung nutzen und einfache Lagerprozesse abbilden. Unternehmen, die eine kosteneffiziente Lösung ohne aufwendige Systemintegration oder erweiterte Automatisierungsfunktionen suchen, profitieren von dieser Variante.

Die Advanced-Version von Embedded EWM bietet hingegen erweiterte Funktionen, die auch für größere Lagerstrukturen und komplexe Prozesse geeignet sind. Unternehmen mit höherem Automatisierungsgrad, einer Vielzahl an Lagereinheiten oder spezifischen Branchenanforderungen (z. B. Chargenverwaltung, Cross-Docking oder Yard-Management) können von den erweiterten Möglichkeiten profitieren, ohne auf ein dezentrales System umsteigen zu müssen.

Wann lohnt sich dezentrales EWM?  

Einerseits Großunternehmen mit mehreren Standorten und hoher Lagerautomatisierung. Des Weiteren Unternehmen, die mehrere ERP-Systeme gleichzeitig nutzen oder auch Firmen mit komplexen Logistikprozessen, die hohe Performance-Anforderungen haben. 

 

Fazit: Dezentrales EWM oder Embedded EWM – Welche Lösung ist zukunftssicher?  

Die Wahl zwischen dezentrales EWM oder Embedded EWM ist eine strategische Entscheidung, die von verschiedenen Faktoren abhängt: 

• Unternehmen mit standardisierten Prozessen und geringer Komplexität profitieren oft von Embedded EWM.
• Große, international agierende Unternehmen mit mehreren ERP-Systemen und hohem Lageraufkommen benötigen häufig dezentrales EWM.
• Unternehmen, die auf maximale Flexibilität angewiesen sind, setzen ebenfalls auf eine dezentrale Lösung.

 

Angesichts der bevorstehenden Abschaltung von SAP WM ist es jetzt mehr als wichtig, die Weichen für die Zukunft zu stellen und die beste EWM-Variante für das eigene Unternehmen auszuwählen.

 

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